Ett årshjul för en förening visar styrelsens år från bokslut och revision till årsmöte, föreningsbidrag, budget och medlemsregister. Det gör att viktiga datum inte missas, även när allt arbete görs ideellt och nya ledamöter väljs in varje år.
Vill du se ett färdigt exempel kan du öppna föreningsmallen i vår gratis årshjul-mall.
Varför behöver en förening ett årshjul?
I en ideell förening styrs det mesta av stadgarna: när årsmötet ska hållas, hur kallelsen ska gå ut och när räkenskaperna ska vara klara. Samtidigt görs arbetet på fritiden och ansvaret byts ofta. Ett årshjul gör det tydligt vad som ska göras, i vilken ordning och av vem, och gör det lättare att lämna över till nästa styrelse.
Vad ska ingå i föreningens årshjul?
- Bokslut och verksamhetsberättelse för det gångna året.
- Revision. Lämna räkenskaperna till revisorerna i god tid före årsmötet.
- Kallelse och årsmöte enligt stadgarnas tider och former.
- Valberedningens arbete inför årsmötet.
- Konstituerande styrelsemöte där den nya styrelsen fördelar uppdragen.
- Föreningsbidrag. Många kommuner har bestämda ansökningsperioder, ofta två gånger per år. Kontrollera er kommuns datum.
- Medlemsavgifter och medlemsregister. Skicka ut avier och håll registret uppdaterat. Ta bort uppgifter om tidigare medlemmar som inte längre behövs.
- Budget och verksamhetsplan för nästa år.
Exempel på årshjul för en förening
Exemplet utgår från ett årsmöte på våren och kalenderår som verksamhetsår. Har ni årsmöte på hösten eller brutet verksamhetsår flyttar ni punkterna efter era stadgar.
Varje månad
- Styrelsemöte
Januari–mars
- Valberedningen börjar arbetet inför årsmötet
- Avier för medlemsavgift
- Bokslut och verksamhetsberättelse
- Räkenskaperna lämnas till revisorerna
- Ansökan om föreningsbidrag, vårens omgång
- Kallelse till årsmöte och årsmöte
April–juni
- Konstituerande styrelsemöte
- Planering av höstens aktiviteter
Juli–september
- Ansökan om föreningsbidrag, höstens omgång
- Säsongsstart och information till medlemmarna
Oktober–december
- Budget och verksamhetsplan för nästa år
- Uppdatering av medlemsregistret
Idrottsföreningar
En idrottsförening har ofta fler punkter kopplade till säsongen: seriespel, läger, licenser, domarutbildning och kommunens aktivitetsstöd. Lägg in dem i samma årshjul så att styrelsen och tränarna ser hela året tillsammans.
Vanliga misstag
- Sista ansökningsdagen passerar. Föreningsbidrag har fasta datum. Lägg in dem med en påminnelse några veckor innan.
- Kallelsen går ut för sent. Räkna baklänges från årsmötet med den kallelsetid som står i stadgarna.
- Revisorerna får underlaget sent. Planera bokslutet så att revisionen hinner bli klar före årsmötet.
- Kunskapen försvinner med kassören. Ett gemensamt årshjul gör att nästa styrelse vet vad som brukar göras och när.
Så kommer ni igång
Öppna föreningsmallen, flytta datumen efter era stadgar och lägg till föreningens egna aktiviteter. Skriv ut årshjulet till styrelsemötet eller ladda ner det som Excel-fil.
Vill ni att årshjulet ska följas upp under året kan ni använda Planera Mera för föreningar. Där får varje punkt en ansvarig och en deadline, styrelsemöten och bidragsansökningar läggs in som återkommande uppgifter och planeringen kopieras till nästa år. Läs också Så gör du ett årshjul – steg för steg.