Ett årshjul i Excel gör du enklast som en tabell med en rad per aktivitet och kolumner för månad, deadline och ansvarig. Vill du ha ett riktigt hjul kan du rita det med ett ringdiagram, men det blir mest en bild. Excel räcker för att komma igång, men saknar påminnelser och blir tungt att uppdatera när planeringen växer.
Alternativ 1: Tabell med en rad per aktivitet
Det här är det mest användbara sättet att planera året i Excel. Skapa kolumnerna:
- Aktivitet – vad som ska göras
- Månad – för att sortera och filtrera
- Deadline – datum då det ska vara klart
- Ansvarig – person eller roll
- Status – till exempel ej påbörjad, pågår, klar
- Anteckningar – länkar, underlag och tips till nästa år
Gör om området till en tabell (Infoga → Tabell) så kan du filtrera fram en månad eller en ansvarig. Villkorsstyrd formatering kan färga rader där deadline har passerat och status inte är klar.
Alternativ 2: Månadsöversikt med tolv kolumner
Lägg månaderna som kolumner och kategorier som rader, till exempel ekonomi, personal och möten. Varje cell innehåller aktiviteterna för den kategorin och månaden. Översikten blir lätt att skriva ut, men svår att filtrera och följa upp eftersom en cell kan innehålla flera aktiviteter.
Alternativ 3: Rita ett hjul med ringdiagram
Vill du ha den klassiska cirkeln kan du använda ett ringdiagram (munkdiagram):
- Skriv månaderna januari–december i en kolumn och siffran 1 bredvid varje månad.
- Markera båda kolumnerna och infoga ett ringdiagram.
- Visa kategorinamnen som dataetiketter så att månaderna syns i ringen.
- Vill du ha en inre ring med kvartalen lägger du till en serie med fyra lika stora värden och flyttar den först i serieordningen under Välj data. Excel ritar den första serien innerst.
- Skriv aktiviteterna i textrutor runt diagrammet.
Resultatet blir snyggt, men textrutorna måste flyttas för hand varje gång något ändras. Det är därför många använder hjulet som en bild och tabellen som det egentliga arbetsverktyget.
Begränsningar med årshjul i Excel
- Inga påminnelser. Ingen får besked när en deadline närmar sig.
- Återkommande aktiviteter måste skrivas in en gång per tillfälle.
- Versioner. Filen kopieras och mejlas, och snart finns flera varianter.
- Nytt år innebär att alla datum ska flyttas och alla statusar nollställas för hand.
- Hjul och tabell hänger inte ihop, så bilden blir snabbt inaktuell.
Ett snabbare sätt att komma igång
I vår gratis årshjul-mall väljer du en färdig mall eller börjar från noll, lägger till aktiviteter och får hjulet ritat direkt. Därefter kan du:
- ladda ner hjulet som bild eller skriva ut det som PDF
- ladda ner aktiviteterna som en CSV-fil som öppnas i Excel, med kolumnerna titel, månad, år, ansvarig, status, deadline och anteckningar
Samma CSV-fil kan importeras i Planera Mera. Där blir varje rad en uppgift i ett interaktivt årshjul, med påminnelser via e-post, återkommande uppgifter och kopiering till nästa år. Då kan Excel-filen gå i pension.
Läs också Så gör du ett årshjul – steg för steg för tips om vad årshjulet bör innehålla.