Ett årshjul för en bostadsrättsförening samlar styrelsens återkommande uppgifter över året: bokslut och årsredovisning, föreningsstämma, inlämning till Bolagsverket, fastighetsronder, underhållsplan och budget. Varje punkt får en månad och en ansvarig, så att arbetet fortsätter även när styrelsen byts ut efter stämman.
Vill du se ett färdigt exempel kan du öppna BRF-mallen i vår gratis årshjul-mall och anpassa den efter er förening.
Varför behöver en BRF ett årshjul?
I en bostadsrättsförening är styrelsearbetet ideellt och ledamöterna byts ofta. Samtidigt är många uppgifter desamma varje år, och flera har fasta tidsgränser i lag eller stadgar. Utan ett gemensamt årshjul hamnar kunskapen hos enskilda personer, och då är det lätt att årsredovisningen skickas in för sent eller att en besiktning glöms bort.
Ett årshjul hjälper styrelsen att:
- se vad som ska göras och när, redan från första mötet efter stämman
- fördela ansvaret i styrelsen i stället för att allt hamnar på ordföranden
- planera fastighetens underhåll över flera år
- lämna över till nästa styrelse utan att något faller bort
Exempel på årshjul för en BRF
Exemplet utgår från en förening med kalenderår som räkenskapsår. Har ni brutet räkenskapsår flyttar ni bokslut, stämma och årsredovisning så att de följer ert år.
Varje månad
- Styrelsemöte
- Genomgång av ekonomi, felanmälningar och pågående ärenden
Januari–mars
- Bokslut för föregående år
- Kontrollera när nästa obligatoriska ventilationskontroll (OVK) ska göras
- Brandskyddsrond som del av föreningens brandskyddsarbete
- Årsredovisningen lämnas till revisorn i god tid före stämman
April–juni
- Vårrond: tak, fasad, gård och gemensamma utrymmen
- Kallelse till föreningsstämman, med den kallelsetid som står i stadgarna
- Ordinarie föreningsstämma, som enligt lagen om ekonomiska föreningar ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut
- Konstituerande styrelsemöte där den nya styrelsen fördelar uppdragen
- Skicka in årsredovisningen till Bolagsverket senast en månad efter att stämman fastställt resultat- och balansräkningen. Räkna från ert stämmodatum: hålls stämman i maj ska årsredovisningen vara inne i juni
Juli–september
- Uppdatera underhållsplanen inför nästa års budget
Oktober–december
- Höstrond och förberedelser inför vintern
- Budget och beslut om årsavgifter för nästa år
- Planera större underhåll och upphandlingar för kommande år
Återkommande kontroller med längre intervall
Vissa kontroller görs inte varje år, men måste ändå finnas med i planeringen så att de inte glöms bort:
- OVK görs i flerbostadshus vart tredje eller vart sjätte år beroende på ventilationssystem. Består föreningen av radhus eller andra en- och tvåbostadshus gäller inte de återkommande besiktningarna, så kontrollera vad som gäller för era hus. Lägg in nästa besiktning som en punkt med rätt år.
- Energideklarationen gäller i tio år. Skriv in när den behöver förnyas.
- Större underhåll enligt underhållsplanen, till exempel stambyte, takbyte eller fönsterrenovering.
Vanliga misstag
- Allt ligger hos ordföranden. Fördela punkterna på kassör, sekreterare och fastighetsansvarig.
- Ingen överlämning. En ny styrelse börjar om från början om årshjulet bara finns i någons huvud eller mejl.
- Deadlines utan förberedelse. Lägg in när arbetet med årsredovisning och budget ska börja, inte bara när det ska vara klart.
- Långa intervall glöms. OVK och energideklaration återkommer så sällan att ingen i styrelsen minns förra gången.
Så kommer ni igång
Börja med vår BRF-mall, ändra datumen efter era stadgar och ert räkenskapsår och lägg till föreningens egna punkter, som städdagar eller medlemsinformation. Skriv ut årshjulet till styrelsemötet eller ladda ner det som Excel-fil.
Vill ni att årshjulet ska följas upp under året kan ni använda Planera Mera för bostadsrättsföreningar. Där får varje punkt en ansvarig och en deadline, styrelsemöten läggs in som återkommande uppgifter och hela planeringen kopieras till nästa år, även när styrelsen byts. Läs också Så gör du ett årshjul – steg för steg.