Avvikelsehantering i tandvården är klinikens sätt att fånga upp, utreda och lära av händelser som inte blev som de skulle – från en missad autoklavkontroll till en händelse som kunde ha skadat en patient. En fungerande avvikelsehantering har fem steg: rapportera, analysera, åtgärda, följa upp och lära.
Vad är en avvikelse?
En avvikelse är en händelse eller ett förhållande som avviker från rutiner, krav eller det förväntade. Det kan handla om patientsäkerhet, hygien, utrustning, arbetsmiljö eller administration. Exempel på avvikelser i tandvården:
- ett spor- eller processtest för autoklaven som inte godkänns
- instrument som använts utan att steriliseringen kunnat verifieras
- fel patientuppgifter i journalen eller en förväxling
- en läkemedelsreaktion eller ett tillbud vid behandling
- en kontroll som inte blev gjord i tid
- brister i utrustning, till exempel röntgen eller sugsystem
Rapporteringen är inte frivillig. Enligt patientsäkerhetslagen ska hälso- och sjukvårdspersonal rapportera risker för vårdskador och händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada till vårdgivaren. Det gäller alltså även tillbud, där ingen skada uppstod. Tillbuden är dessutom värdefulla, eftersom de visar var riskerna finns innan något händer.
Avvikelsehantering i fem steg
- Rapportera. Alla på kliniken ska veta hur och var en avvikelse rapporteras, och att det görs för att förbättra, inte för att hitta skyldiga.
- Analysera. Vad hände, varför hände det och kan det hända igen? Titta på rutiner och förutsättningar, inte bara på den enskilda personen.
- Åtgärda. Bestäm vad som ska ändras, vem som ansvarar och när det ska vara klart.
- Följ upp. Kontrollera att åtgärden blev gjord och att den fungerade.
- Lär. Gå igenom avvikelserna tillsammans så att hela kliniken drar lärdom av dem.
Allvarliga händelser och lex Maria
Det finns två nivåer av rapportering. All personal rapporterar risker och händelser internt till vårdgivaren, som beskrivs ovan. Därutöver ska vårdgivaren anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt lex Maria. Det gäller även tandvården. Se till att det finns en tydlig rutin för vem som bedömer om en händelse ska anmälas till IVO och hur det görs.
Avvikelserna i klinikens årshjul
Själva rapporteringen sker löpande, men genomgången och uppföljningen behöver fasta tider. Lägg in dem i årshjulet:
- Varje månad: nya avvikelser som punkt på arbetsplatsträffen.
- Varje kvartal: genomgång av alla avvikelser, mönster och pågående åtgärder.
- Varje år: sammanställning som underlag för verksamhetsplanen och kvalitetsarbetet.
Den kvartalsvisa genomgången finns redan i tandvårdsmallen som "Kvalitetsuppföljning och avvikelsegenomgång".
Ansvar för avvikelsehanteringen
- Alla medarbetare – rapporterar risker, avvikelser och tillbud till vårdgivaren.
- Kvalitetsansvarig – samlar in, analyserar och följer upp åtgärderna.
- Klinikchef – ansvarar för att arbetet fungerar och för anmälningar enligt lex Maria.
Vanliga misstag
- Skuld i stället för lärande. Om avvikelser leder till skuldbeläggning slutar personalen rapportera.
- Åtgärder utan ansvarig. En åtgärd utan ansvarig och datum blir sällan gjord.
- Ingen återkoppling. Den som rapporterar vill veta vad som hände med rapporten.
- Avvikelserna samlas men analyseras aldrig. En fast kvartalsgenomgång gör att mönster upptäcks.
Så kommer du igång
Bestäm hur avvikelser rapporteras och lägg in genomgångarna i årshjulet med en ansvarig. Varje åtgärd blir en uppgift med deadline, så att uppföljningen inte glöms bort. I Planera Mera för tandvårdskliniker får varje åtgärd en ansvarig och en deadline, och den kvartalsvisa genomgången läggs in som en återkommande uppgift. Läs också Egenkontroll och hygienrutiner i tandvården.